Cách xuất hóa đơn tặng quà Tết cho nhân viên đơn giản

Mỗi dịp Tết đến, việc tặng quà cho nhân viên đã trở thành một nét văn hóa không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, hoạt động này liên quan đến vấn đề tài chính nên cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ để đảm bảo tính minh bạch, chính xác. Dưới đây, VinID sẽ hướng dẫn cách xuất hóa đơn tặng quà Tết cho nhân viên để chủ doanh nghiệp hoặc phòng kế toán tham khảo, áp dụng.

MUA VINID GIFT CARD NGAY

1. Quy định pháp luật về hóa đơn khi mua quà Tết tặng nhân viên

Căn cứ theo Khoản 1, 2 và 7, Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày ngày 19/10/2020 quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”

“2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.”

“7. Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm. Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm (mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm) và phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ. Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể nội dung này.”

Ngoài ra, Khoản 9, Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC nêu rõ: “Sử dụng hoá đơn, chứng từ đối với hàng hoá và dịch vụ cho, biếu, tặng đối với tổ chức kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT)  theo phương pháp khấu trừ: Đối với hàng hoá và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng), trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng”.

Như vậy, chỉ trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất thì không cần phải xuất hóa đơn. Tất cả các trường hợp còn lại thì người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ bao gồm cả hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ. Theo đó, có thể kết luận quà tặng Tết cho nhân viên phải lập hóa đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng như các trường hợp thông thường.

Theo quy định, các khoản chi có tính chất phúc lợi sẽ được tính vào chi phí được trừ khi đủ điều kiện tại Khoản 1, Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, ban hành ngày 18/06/2014:

“Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1. a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp;
2. b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định;
3. c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa và dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

Các chứng từ doanh nghiệp cần có để đưa chi phí mua quà Tết tặng nhân viên vào chi phí hợp lý như sau:

• Có hợp đồng mua bán (nếu có);
• Có hóa đơn mua quà tặng;
• Có chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi);
• Có hoá đơn đầu ra (doanh nghiệp xuất);
• Danh sách nhân viên được nhận quà và được ký xác nhận;
• Quyết định của công ty về quà tặng cho nhân viên;
• Quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động của nhân viên… tại doanh nghiệp.

(Nguồn: Thư viện pháp luật)

2. Thẻ quà tặng VinID Gift Card – Giải pháp hỗ trợ xuất VAT cho doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp mua quà Tết cho nhân viên nếu không được xuất hóa đơn VAT thì công ty không thể khấu trừ VAT từ số tiền đã chi trả cho quà tặng, dẫn đến chi phí tăng cao. Điều này ảnh hưởng đến việc quản lý tài chính và tính toán lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngoài ra, phía doanh nghiệp khả năng cao sẽ phải đối mặt với vấn đề pháp lý khi vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn. Cụ thể:

Theo Điểm b, Khoản 2, Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 quy định trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa về nhưng không xuất hóa đơn mà đã hạch toán vào chi phí thì sẽ bị truy thu phần thuế GTGT đối với quà đã tặng và không được trừ chi phí quà tặng khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

“Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây: 

1. b) Không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.”

Như vậy, để tuân thủ đúng quy định của pháp luật và không bị xử phạt hành chính chủ doanh nghiệp nên tìm những đơn vị cung ứng quà tặng có xuất hóa đơn VAT.

VinID Gift Card là một loại thẻ quà tặng được phát hành bởi VinID (Công ty Cổ phần One Mount Consumer). Không chỉ giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tìm kiếm nhà cung cấp, tối ưu chi phí vận chuyển, quản lý, có hồ sơ thanh toán minh bạch mà còn xuất hóa đơn VAT 10% (giá trị trên thẻ đã có VAT) đầy đủ theo yêu cầu.

Với các đơn hàng có giá trị lớn, doanh nghiệp sẽ được nhận ngay chiết khấu vô cùng ưu đãi. Điều này giúp công ty tiết kiệm chi phí và tăng tính minh bạch trong việc quản lý tài chính, dễ dàng hạch toán chứng từ, chi phí. Từ đó, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định về thuế và hóa đơn hiện hành.

Đặc biệt, thẻ VinID Gift Card có tới 8 mệnh giá từ 50.000 đồng đến 10.000.000 đồng, phù hợp với ngân sách của đại đa số công ty. Khi quy đổi ra điểm VinID, người nhận sẽ tiêu dùng thả ga và mua sắm cực đã tại hơn 3.000 điểm kinh doanh trong và ngoài hệ sinh thái Vingroup. Chẳng hạn như: Đi chợ WinMart/ WinMart+, du lịch, giải trí, nghỉ dưỡng tại Vinpearl Resort & Spa, Vinpearl Golf, Vincom Ice Rink, VinWonders, VinKE, Landmark 81 SkyView, Vincharm Spa, chăm sóc sức khỏe tại Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Vinmec, thanh toán chi phí giáo dục tại trường liên cấp Vinschool, trả hoá đơn ăn uống tại Almaz,…

Chưa hết, chỉ từ 1 điểm VinID người dùng đã có thể đổi voucher mua sắm, ăn uống, làm đẹp, di chuyển,… của hơn 3.000 thương hiệu nổi tiếng như: Shopee, Lazada, Innisfree, Viettel, Mobifone, Vinaphone, Xanh SM, Highlands Coffee, Phúc Long, đổi điểm dặm bay Vietnam Airlines và Bamboo Airways,… VinID cũng tích điểm lên tới 5% với mọi giao dịch từ 1.000 đồng tại hàng nghìn địa điểm kinh doanh là đối tác VinID.

Để đặt mua “tấm thẻ quyền lực” VinID Gift Card và nhận nhiều ưu đãi, chủ doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 cách sau:

• Đặt hàng ngay tại website https://vinid.net/gift-card/
• Liên hệ hotline: 0968353568
• Mua trên ứng dụng VinID hoặc hệ thống siêu thị WinMart trên toàn quốc

Hy vọng với những thông tin mà VinID chia sẻ đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ về việc xuất hóa đơn tặng quà Tết cho nhân viên và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Đừng quên đặt mua thẻ VinID ngay hôm nay để được xuất hóa đơn VAT và nhận thêm nhiều ưu đãi hấp dẫn nhé!